Het verhaal van JC-Electronics leest als een jongensboek. Twee mannen starten in 2006 in een zolderkamer met het reviseren van gebruikte elektronica. Bijna tien jaar later telt hun techbedrijf ruim 100 werknemers. Die groei stelt het bedrijf echter wel voor een uitdaging. ‘Om het volle potentieel te bereiken moesten we af van de losse, individuele datasystemen en over naar één allesomvattend systeem.’
Sales, hrm, finance, expeditie, productie: tot 2015 gebruiken de afdelingen binnen elektronicabedrijf JC-Electronics verschillende applicaties en software om hun werk voor te bereiden en te optimaliseren. Er ontstaan eilanden van gegevens. Een groot deel van die data wordt weer verzameld
– soms zelfs letterlijk overgetypt – binnen het eigen JC-managementsysteem. Maar de programmeur die dit systeem ooit ontwierp, is dan al niet meer werkzaam bij JC-Electronics.
Stefan van Oosten (Syntri ERP) en Rob Vis (JC-Electronics)
Zekerheid
‘Je ziet het vaker. Verschillende, losse applicaties die het grote geheel samen moeten brengen,’ vertelt Rob Vis, ERP-projectmanager a.i. bij JC-Electronics. ‘Die versnippering heeft zwaktes. Je verliest er tijd mee, er ontstaan dubbelingen en fouten. Bovendien wordt het ingewikkeld om wijzigingen in de ene applicatie, efficiënt door te zetten in de andere. Je werkt tenslotte samen met verschillende partijen met elk hun eigen software.’
JC-Electronics besluit daarom op zoek te gaan naar één partij voor een allesomvattend enterprise resource planning system. Syntri ERP in Hoogeveen komt van de longlist met enkele tientallen andere aanbieders als beste match naar voren. ‘Ze waren gecharmeerd van onze onderscheidende workflow-aanpak,’ vertelt Stefan van Oosten, ERP-consultant bij Syntri ERP. ‘Syntri heeft een dashboard waarop je alle workflows real-time kunt inzien. Denk aan de offertes die Sales heeft uitstaan, maar ook de openstaande orders en de status van een product. Dat biedt inzichten om op het juiste moment de juiste keuzes te maken.’
Maatwerk
Ook de mogelijkheid om maatwerk te leveren bleek van doorslaggevend belang. Stefan van Oosten: ‘JC-Electronics heeft een unieke ontvangststroom. Producten die voor reparatie of revisie
binnenkomen bij JC-Electronics, moeten te allen tijde gekoppeld blijven aan de klant. Niet alleen de producten zelf, maar ook alle stekkertjes, kabels en geheugenkaarten. Dankzij een unieke serienummerregistratie is de gehele historie van een onderdeel te vinden in een uitgebreid dossier, van reparaties en garanties tot foto’s en leverdata.’
De implementatie
‘Een van de, in mijn optiek, belangrijkste redenen dat de implementatie zo soepel verliep, was de tijd die we daar vooraf voor vrijmaakten,’ vindt Rob Vis. ‘We hebben veel aandacht besteed aan het testen en overleggen met key users van elke afdeling. Het was voor ons belangrijk dat iedereen zich comfortabel voelde bij het nieuwe systeem.’
De smart workflow-ERP is in fases ingevoerd. Eerst voor de afdelingen sales, hrm en finance. De laatste, belangrijkste uitrol was die naar productie, logistiek en planning. Vlak voor de livegang startten de opleidingen. ‘Key users namen we mee in het systeem binnen hun veld van expertise,’ zegt Rob Vis. Op hun beurt hielpen zij weer bij het opleiden van andere medewerkers tijdens demo’s met groepen van maximaal 20 medewerkers. ‘De trainer traint de trainer, bij wijze van spreken.
Samen doorliepen ze de flows, waarna ze vaak nog gingen oefenen op speciaal daarvoor ingerichte werkplekken.’
‘Het mooiste compliment was toen we de productiemanager na de livegang hoorden zeggen “het is gegaan zonder productieverstoring”,’ vertelt Rob Vis met een glimlach. Zonder enig probleem worden in de eerste dagen na de invoering slechts een paar kleine issues snel opgelost. ‘Stefan en zijn collega Hessel Homme waren hier de hele week aanwezig. Elke ochtend en middag was er een standup. Maar na enkele dagen concludeerden we dat dat niet meer nodig was. Het was gewoon allemaal super gegaan.’
Nieuwe markten
Met de overname van DAX Automations, met vestigingen in Groot-Brittannië en de Verenigde Staten, zet JC-Electronics, inmiddels doorgegroeid tot ruim boven de 200 medewerkers, nu een nieuwe stap op de internationale markt. ‘Het was ontzettend belangrijk om voor die tijd het nieuwe ERP-systeem volledig geïmplementeerd te hebben. Nieuwe vestigingen kunnen gelijk voortvarend aan de slag, hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden. En dat is fijn met inmiddels zo’n 400.000 stuks elektronica op voorraad.’
Over de samenwerking
Ze hebben het project in goede verstandhouding doorlopen, vinden beide mannen. ‘Het invoeren van het ERP-systeem was een gelijkwaardig partnership tussen de twee bedrijven,’ vertelt Stefan vanOosten. Rob Vis vult aan: ‘Syntri ERP heeft waarde toegevoegd aan dit traject. Stefan en Hessel Homme waren hier een dag in de week. Ze hebben JC-Electronics vanuit hun expertise van ERP-systemen scherp gehouden op de doelstellingen die het management heeft met het ERP en durfden daarbij ook de discussie aan te zwengelen om tot betere resultaten te komen.’
De basis staat. Rob Vis zijn interim klus zit er op. Stefan van Oosten blijft de komende jaren nog aan boord bij JC-Electronics namens Syntri ERP. ‘Nu start een nieuwe efficiëntieslag. Binnen afzienbare tijd willen we ook barcodescanning, een transportband en robotisering invoeren. Allemaal gekoppeld aan en/of aangestuurd vanuit het ERP-systeem.’
