Veldink4Kids: automatisering verbetert klanttevredenheid!

Meer klanttevredenheid door meer automatisering? “Ja!” zegt Arnold van Zuijlekom, managing director bij Veldink4Kids. “Het proces bij ons is vanaf het begin in gesprek met de klant zodanig geautomatiseerd dat fouten in specificaties bijna niet meer voorkomen. En daardoor zijn we meer dan ooit in staat te leveren wat we afspreken. En vanuit de workflow in Syntri hebben we grip op ons proces. Door die grip kunnen we ook op tijd volgens afspraak leveren”.

Wat maakt het proces bijzonder? “Dat begint al bij het begin,” vervolgt Arnold. “Onze adviseur heeft samen met een dealeradviseur en ergotherapeut contact met de klant. Wij maken rolstoelen op maat voor kinderen. En begrijp me goed, we werken met een hele kwetsbare groep kinderen, die verdienen alle aandacht. Het contact met deze kinderen, met hun ouders en het inmeten een opnemen van alle specificaties van een nieuwe rolstoel is en blijft mensenwerk. Deze eerste intake is daarom een zeer essentiële factor in het proces van bespreken en opnemen van de specificaties van een nieuwe rolstoel.”

“Maar als de intake klaar is moeten al die specificaties wel op een juiste manier bij onze fabriek in Nieuw-Buinen aankomen. Daar wordt de rolstoel uiteindelijk in een zoveel mogelijk standaard proces gemaakt. En omdat iedere rolstoel op maat wordt aangepast aan het kind zijn er nog al wat specificaties. Voorheen deden we dat met diverse ingewikkelde pdf formulieren die we konden invullen. Die moesten we dan vervolgens op kantoor weer helemaal interpreteren en overtypen in ons toenmalige ERP systeem. Dat kostte veel tijd en was foutgevoelig. Nu werken we met een productconfigurator van Elfsquad. Daarmee kunnen we de rolstoel helemaal foutloos samenstellen, samen met de klant.”

“Syntri ERP heeft een koppeling gelegd tussen Elfsquad en Syntri. Op het moment dat configurator op locatie ingevuld is weet Syntri het dus ook. De workflow van Syntri maakt o.b.v. de specificaties automatisch een offerte aan. Deze wordt op kantoor voor de zekerheid nog even nagekeken. Maar daarna gaat hij direct naar de klant. Het mooie van de koppeling is dat niet alleen specificaties meegaan naar Syntri maar ook de complete stuklijst. Als de klant definitief opdracht geeft is de stuklijst dus al klaar om ingepland te worden. Dat scheelt veel tijd en geeft veel meer zekerheid dat alles goed in Syntri zit. ”

“Nadat de opdracht is ingepland wordt het werk verdeeld over de verschillende productieafdelingen bij Veldink4Kids. Daar wordt het maken van de uiteindelijke rolstoel heel precies uitgevoerd. De workflow van Syntri ondersteunt dit proces volledig. Het stuurt iedere medewerker heel nauwkeurig aan. Uiteindelijk wordt de rolstoel als hij klaar is nog helemaal gekeurd. En pas als alles helemaal goed is mag hij worden verzonden.”

Arnold sluit af: “Met de automatisering van onze processen zijn we in staat efficiënt en zeker te leveren. We zetten daarbij elke keer weer alles op alles om het beste uit onszelf te halen om een mooie rolstoel te maken. Een rolstoel voor een kind dat, ondanks de droevige omstandigheid dat hij of zij in een rolstoel moet zitten, daar toch langdurig zo veel mogelijk blij in kan zitten. En dat stemt ons, maar zeker ook onze klanten heel tevreden.”